La productividad es una de las virtudes más valiosas, no solo en el ambiente laboral, sino también en el ámbito personal. Por ejemplo ¿no te gustaría ser mejor en tu trabajo?, ¿aprender una nueva habilidad?, ¿o simplemente tener más tiempo sin renunciar a algunas áreas de tu vida?
Paradójicamente, como comentaba el coach de superación personal Antonhy Robbins:
“El día que entendamos que el tiempo se nos acaba, evolucionaremos a una mayor velocidad, porque nos hará enfocarnos en lo valioso y no en perder el tiempo”
Afortunadamente, se puede ser más productivo con apenas algunos cambios en nuestros hábitos diarios. Por esa razón, el día de hoy te traemos una lista de consejos que te ayudarán a ser más productivo de manera sencilla.
Por cierto, si conoces a alguien que diga frecuentemente “no tengo tiempo…”, no olvides compartirle este artículo.
[lista n=1]Haz listas de tareas
Las listas de tareas son el primer paso para hacer que nuestro día sea más eficiente, productivo y organizado. Es más, si no tienes una, es casi seguro que en ocasiones tengas problemas serios de manejo de tiempo.
Pero ¿por qué son tan benéficas las listas de tareas?
Cuando tienes una lista de pendientes –ojo hecha de la forma correcta– tendrás a mano y sin que se te olviden todas las cosas importantes que debes hacer durante el día.
Desde el punto de vista psicológico, el tener anotadas tus actividades en una hoja de papel, una libreta o en un documento de fácil acceso, ayuda a que tu mente se enfoque en una cosa a la vez e incrementa la concentración.
Entonces ¿cómo crear una lista de tareas? Para más información, visita nuestro artículo sobre cómo crear una lista de tareas como todo un profesional. Aun así, ten en cuenta:
- Elegir objetivos específicos. Por ejemplo: “Escribir la introducción del reporte.”
- Ser realista
- Tener como mucho, 5 tareas al día.
- Poner el tiempo estimado que el vas a invertir
[lista n=2]Ya que tengas la lista, acomódalas en orden de importancia
Cuando tengas definidas lo que debes hacer, es momento de acomodarlos en orden de importancia.
Una buena táctica para comprobar si una tarea es realmente importante para ti, es hacerte las siguientes tres preguntas:
1) Si hago esta tarea ¿me sentiré satisfecho/conforme/feliz?
2) Si no la termino ¿me sentiré enojado/frustrado/decepcionado?
3) ¿Esta actividad aporta algo de valor a mi objetivo?
Ya que hayas respondido las preguntas a conciencia, es momento de ponerle una calificación del 1 al 5. Entre más alta sea la calificación que le des a la actividad, más arriba en la lista debería estar.
[lista n=3]Ten un calendario/agenda
Un clásico que no puede fallar en la optimización del tiempo, es tener siempre un calendario y/o agenda. Aunque son unos viejos conocidos, eso no significan que sean menos efectivos.
Si bien, no requiere mucha ciencia el tener un calendario con las fechas importantes, hay que tener presentes unos cuantos aspectos para que te funcionen de mejor manera.
Decide con suficiente anticipación y planifica el horario para la semana, ya sea en papel o en un sistema de calendario sencillo
Configura una alerta en la agenda del teléfono o computadora al menos 24 horas antes de la fecha límite. Para que no se te olviden, trata de darle un seguimiento a las tareas importantes; al menos una vez a la semana.
[lista n=5]Usar el método pomodoro
Uno de los problemas más comunes que afectan a la productividad, es trabajar de más, por varias horas y sin descanso en una actividad.
Aunque es verdad que el sentido común nos diría “entre más trabajes, mejor”, en realidad el trabajar largas jornadas sin descanso lo único que causará es agotamiento y perdida de concentración; de ahí la necesidad de metodologías para manejar correctamente el tiempo.
Uno de los métodos más populares y fáciles para aumentar la productividad es el método comodoro.
¿En qué consiste?
Básicamente, debes de dividir cada tarea en periodos de tiempo definidos de 25 minutos. Luego de terminar cada bloque, hay 5 minutos de descanso.
Pasos a seguir para usar el método de Pomodoro:
- Elige la tarea que vas a realizar.
- Ajusta el cronometro/temporizador a 25 minutos
- Trabaja en la tarea hasta que suene el cronometro, luego pon una marca en una hoja de papel o en alguna parte que tengas visible.
- Toma algunos minutos de descanso (de 3 a 5 minutos)
- Luego de 4 Pomodoros, toma un descanso más largo (de 15 a 20 minutos)
[lista n=6]Ten una lista de objetivos semanales/mensuales
Aunque no lo parezca, el tener una lista de objetivos, como por ejemplo, hacer 5 llamadas a tus clientes todos los días o leer 100 páginas a la semana de un libro, hará que hagas las cosas de forma más rápida y efectiva.
Este fenómeno descubierto por una serie de psicólogos de la universidad de Stanford en la década de los 50s, describe que el tener metas u objetivos a corto plazo, ayuda sustancialmente a conseguir dos cosas fundamentales para aumentar la productividad:
- Estar consciente de las tareas importantes
- Mantenerte motivado
Asimismo, es tan efectivo el uso de metas, que prácticamente todos los sistemas administrativos y planes de negocio en las empresas cuentan con metodologías basadas en los objetivos a corto-medio-largo plazo.
[lista n=7]No hagas varias cosas a la vez y evita distracciones
Otro error bastante frecuente, en especial entre las personas que se consideran “muy ocupadas”, es intentar hacer varias cosas a la vez.
Aunque de acuerdo a diversos estudios, las generaciones actuales tienen mayor facilidad de hacer varias cosas a la vez (el famoso ‘multitask’), aun así sigue siendo bastante perjudicial si uno desea ser en verdad productivo. ¿Por qué razón? El cerebro humano está hecho para hacer solo una cosa a la vez.
Por ejemplo, intenta mantener dos conversaciones telefónicas al mismo tiempo ¿Lo ves? Es casi imposible.
Asimismo, las redes sociales o el uso excesivos de las aplicaciones del teléfono, lo único que causan es que pierdas valiosos minutos que pudieras invertir en tu trabajo o en tus objetivos. Aunque no lo creas, esos “pocos minutos” que les inviertes de vez en cuando, se terminan acumulando en días enteros o incluso en semanas al año.
[lista n=8]Toma descansos luego de terminar una tarea
Como se mencionó en el punto anterior del método de pomodoro, el tomar descansos de vez en cuando es una gran idea para despejar la mente.
De acuerdo a un estudio del MIT, se comprobó que las personas que toman pequeños descansos luego de periodos de 90 minutos de trabajos que requieren esfuerzo mental, han mejorado su eficiencia notablemente
En el caso de los estudiantes, los descansos son fundamentales para tener sesiones de estudio más productivas. Esto es lo que explica el investigador y profesor del MIT, Bob Pozen:
“Cuando una persona hace una tarea y luego toma un descanso de 15 minutos, su cerebro no solo se despeja y descansa, sino que también consolida y aumenta la retención de la información estudiada.”
[lista n=9]Haz lo más complicado al inicio del día
Por lo general es al inicio del día cuando tenemos mayores picos de energía, por lo que es en estos momentos en los que deberías hacer las tareas más complicadas o que requieran más esfuerzo. Sin embargo, también hay un efecto psicológico notable que te ayudará a mejorar tu rendimiento.
El psicólogo clínico y terapeuta Bejamin Cohen, comenta:
“Además de que al iniciar el día somos más consientes de lo que estamos haciendo, también el empezar por lo más complicado nos hará sentir que el resto de las tareas serán más sencillas de acabar. Estos pequeños trucos psicológicos son importantes si se desea aumentar la productividad”
Así que no lo olvides: las tareas que requieren más esfuerzo, trata de hacerlas por la mañana.
[lista n=10]No te preocupes, ser productivo es asunto de práctica
Si al inicio te cuesta mucho trabajo completar las actividades y no siempre terminas de tachar los pendientes de tu agenda, no te debes preocupar; la productividad es algo que requiere tiempo y práctica para dominarse de manera correcta.
Para no estresarte y habituarte más rápidamente, se aconseja en comenzar con unas pocas tareas y poco a poco ir aumentando. Por ejemplo:
- Ir al gimnasio
- Trabajar dos horas en el reporte que debes entregar al final de la semana
- Invertir 30 minutos en responder correos electrónicos
¿Ves? Esta lista se ve bastante fácil de completar.
Al final, como en pasa en la mayoría de las áreas de nuestra vida, si sigues todas las estrategias que mencionamos en este artículo, con el tiempo te volverás una persona realmente productiva.