A veces pareciera que la idea de tener un día completamente productivo fuera un mito creado por los libros de superación personal o por algún supervisor que quería motivar a sus empleados para trabajar más.
Y no es pada menos, en el mundo en el que vivimos cada vez estamos más llenos de distracciones que nos hacen perder el camino de lo que debemos hacer.
Por fortuna, nuestra amiga la ciencia tiene la respuesta para que seamos cada más eficientes en lo que hagamos, apenas haciendo unos pequeños cambios en nuestro día a día. Y lo mejor de todo es que los resultados pueden ser inmediatos.
Entonces ¿Qué es lo que necesito hacer?
[lista n=1] Hacer una lista de tareas
El clásico de toda la vida que nunca falla.
Hay un gran número de trabajos científicos e investigaciones que sustentan el uso de las “listas de tareas” (“to-do list” en inglés), pero para entenderlos primero hay que tener presente el trabajo pionero en el tema de la psicóloga rusa Bluma Zeigarnik.
En una de sus investigaciones, descubre que siempre nuestro cerebro busca hacer las tareas urgentes, y cuando se trabaja en ellas, se entra en un estado de alerta que nos hace enfocarnos.
Además de ayudarnos a mantener la atención y recordarnos lo que debemos hacer, tener presentes nuestras tereas de manera escrita refuerza el sentido de responsabilidad.
- Ver más ¿Cómo hacer una lista de tareas?
[lista n=2] Haz primero lo más importante o complicado
¿Recuerdas el clásico ‘no empieces tus trabajos un día antes de la fecha de entrega” que nos decían nuestros maestros en la escuela? Pues bueno, al parecer era cierto.
El hacer primero lo más difícil o importante, psicológicamente es un estímulo muy importante para disminuir el estrés y la ansiedad, lo que a su vez, sugestiona de forma positiva la actitud para hacer el resto de las tareas. Esto lo explica el investigador Susan Krauss en la revista Psychology Today.
De igual manera, empezar por lo importante le dará mayor valor a nuestro trabajo, incluso si no logramos terminar todas las tareas de nuestra lista.
[lista n=3] Ten un plan de trabajo
Ya que sabemos qué es lo que tenemos que hacer, es momento de buscar el cómo hacerlo.
De acuerdo a un análisis sobre la metodológica Kaizen que se hizo en las fábricas de Japón en la década de los 70s, el tener claro un plan de trabajo ayudó a que el trabajo no solo se hiciera más rápido, sino también de mejor forma.
Y es verdad, muchas veces por no tener una idea clara de cómo se hacen las cosas, perdemos mucho de nuestro tiempo divagando y buscando en horas productivas, algo que puede ocasionar distracciones.
[lista n=4] Pon una fecha límite a tus objetivos
La psicóloga clínica e investigadora de la Universidad de Yale, Carol Dweck, comenta:
“Cuando una persona tiene claro los objetivos, normalmente trabaja más y mejor. Sin embargo es también cierto que la motivación suele ser bastante efímera, así que es una buena idea poner fechas límites específicas a los proyectos y tareas que hagas”.
Un ejemplo de esta idea sería el siguiente: si tienes hacer un reporte antes de finalizar el día, lo ideal es planteártelo de la siguiente forma: “Terminaré el reporte antes de las 3 pm”. Por el simple hecho de poner una hora, nuestro cerebro entra en estado de ‘supervivencia’ (ver el punto número 1) que nos ayudará a enfocarnos de mejor manera.
[lista n=5] Categoriza
El trabajar con categorías es una de las formas más sencillas y poderosas de organizar. Es decir, básicamente es similar a hacer listas de tareas, pero con esteroides.
Hay muchas formas distintas de categorizar, la más popular de todas es clasificando las tareas por orden de importancia (urgente, medio, poco urgente, sin categoría).
Al separar la importancia de las tareas, es más fácil cumplir el Principio de Pareo: el 80% de los resultados hacen el 20% de las tareas.
[lista n=6] Duerme bien
¿Duermes poco durante las noches? Tal vez eso es lo que causa que no puedas terminar todo tu trabajo del día.
De acuerdo a un estudio de la Universidad de Cornell, el insomnio es una de las causas principales de la disminución de la productividad.
En los casos más graves, es recomendable ir con un especialista que te pueda ayudar.
[lista n=7] Trabaja en intervalos de tiempo
Trabajar mucho sin descanso no siempre es la mejor opción para la productividad. Incluso puede ser perjudicial. Por eso hay que tomar descansos cada cierto tiempo.
De acuerdo a cientos de investigaciones y estudios, como el famoso Método Pomodoro del matemático y desarrollador de software italiano Francesco Cirillo , el cerebro humano mantiene su umbral de concentración durante intervalos muy bien definidos de entre 30 a 35 minutos. Después de esto se pierde gran parte de la concentración.
Si tu trabajo requiere mucho esfuerzo mental, sin duda vale la pena intentar trabajar 30 minutos al máximo y descansar 5.
[lista n=8] No hagas multitareas
Hay veces que es tanta nuestra carga de trabajo que intentamos hacer más de una tarea a la vez. Pero ¿De verdad esto es efectivo?
Investigadores de la Universidad de Stanford se dieron a la tarea de evaluar el rendimiento de dos grupos de personas al momento de solucionar problemas. A uno de los grupos les dijeron que resolvieran uno a la vez, mientras que al otro les dieron dos cuestionarios a resolver de manera simultánea. Al final el grupo que hacía solo una tarea fue el que tuvo mejor rendimiento,
La explicación a este fenómeno es que el cerebro carece de la capacidad de evaluar de manera consiente más de una cosa. Incluso en las personas que aseguran que son “multitareas”, en realidad no lo son completamente.
[lista n=9] Pide ayuda
¿Eres de los que les gusta hacer todo solo, sin nadie? Si respondiste que sí, tal vez estás perdiendo gran parte de tu productividad sin que te des cuenta.
Como lo explica la autora y especialista en temas de productividad, Phyllis Korkki, saber pedir ayuda y delegar funciones es importante para la eficiencia del trabajo en el mundo corporativo. Y es verdad, muchas veces nos quedamos estancados en detalles poco trascendentes y dejamos lo importante en “stand by”.
[lista n=10] Evita usar internet
Parece obvio y lo es, pero es importante remarcarlo.
Como comentamos en el artículo de cosas bastante obvias comprobadas por la ciencia, de acuerdo una investigación de Pew Research Center, la mayoría de las personas utilizan el internet para perder el tiempo.
Así que, si buscas ser más productivo, es buena idea mantenerse desconectado mientras terminas tus cosas.
[lista n=11] Mira fotos de gatitos y perritos
¿A quién no le gustan los gatitos o perritos? Si no eres de esas personas, este punto no es para ti. En caso contrario, te puede ser muy útil para mejorar tu trabajo.
Aunque suene un poco raro, un estudio hecho en Japón demostró que el ver imágenes que den “ternura” ayuda a enfocar de mejor manera la atención. Al parecer, los neurotransmisores que se secretan al ver estas imágenes, ayudan a reducir el estrés.
[lista n=12] No te exijas de más
Tener ambición e iniciativa puede ser bueno muchas veces, en especial cuando se tiene un proyecto claro. Pero al mismo tiempo puede llega a ser contraproducente si se exagera.
El psicólogo del comportamiento y motivador personal, Scott Geller, menciona:
“Hacer más de lo que puedes hacer es una de las causas más comunes de ansiedad y estrés en el ambiente laboral. El simple hecho de disminuir la carga de trabajo un poco ─por ejemplo, reducir de 7 tareas a solo 5─ puede aumentar tu productividad al doble ”
Así que, hay que tratar de estar conscientes siempre de nuestros límites.
