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20 Consejos sencillos para ser mucho más productivo

La productividad es un tema que cada vez tiene más importancia en la vida de las personas

Ya seas un estudiante o una persona que trabaja, es muy probable que alguna vez te hayas dicho “no tengo tiempo para nada”. Y sí, probablemente tengas una gran cantidad de tareas que completar, sin embargo, lo más seguro es que tengas problemas de gestión de tiempo y productividad.

Entonces ¿cómo se puede ser más productivo? Por fortuna, no es una tarea tan complicada, incluso con pequeños cambios, puede haber un impacto considerable en nuestro día a día.

Así que en el siguiente artículo te traemos una lista de 20 consejos que te ayudarán a ser mucho más productivo de forma fácil y efectiva.

[lista n=1] Haz sistemas

Los sistemas se han convertido en el “santo grial de la productividad” estos últimos años. Por ejemplo, hay libros y métodos completos que giran entorno a la idea de adoptar sistemas para convertirte en la “súper versión” de ti mismo. Pero ¿qué es un sistema y como funciona?

A grandes rasgos, los sistemas son una serie de hábitos, acciones o métodos que en un momento dado se vuelven rutinas. Por ejemplo, el anotar en una agenda las fechas de entrega o realizar listas de tareas, si los haces a diario, se vuelven parte de un sistema.

Si bien, hay muchos sistemas ya definidos para temas de productividad, al final los que mejor funcionan son aquellos que se adaptan a tu flujo de trabajo,

Entonces ¿qué hábitos o técnicas me pueden servir para crear mi sistema? Para este caso, puedes elegir alguno o varios de los 19 consejos restantes de la lista.

[lista n=2] Usa el método pomodoro

El tema del método pomodoro es muy amplio e incluso –en cierto modo– controvertido. Sin embargo, no hay duda que tiene un efecto psicológico poderoso en la mayoría de las personas, por lo que vale la pena ponerlo a prueba.

Pero ¿qué es un pomodoro?  Bueno, básicamente este método consta de dividir tu trabajo en bloques de 25 / 5, es decir, debes trabajar 25 minutos y luego descansar 5, y así repetir el ciclo las veces que lo necesites. Para todo esto, debes contar con un temporizador o alarma que sonará cada vez que se acaba ese bloque de tiempo o “pomodoro”.

Curiosamente, la verdadera razón de la efectividad del método pomodoro no son los bloques de tiempo definidos ni tampoco el contar con un “método científicamente comprobado”, sino que el realizar esta tarea una y otra vez durante todo el día se convierten rápidamente en un hábito.

Así que, si eres un procrastinador, sin duda el método pomodoro te servirá bastante.

[lista n=3] Ponte plazos o fechas de entrega

Si eres de los que les cuesta trabajo terminar los proyectos, puede que esta sea tu solución.

Los famosos deadlines o fechas de entrega, aunque suelen causar estrés a muchos, en realidad son una de las fuentes más poderosas de productividad que hay. Incluso, hay estudios que aseguran que los períodos anteriores a las entregas de trabajos o a las fechas de los exámenes en las universidades, son los más productivos para los estudiantes.

Como bien dice Elon Musk: “Si quieres terminar algo para el próximo mes, ponte como plazo el próximo mes. Si eso mismo lo quieres terminar para la próxima semana, ponte como plazo la próxima semana. Mientras tanto, si lo quieres terminar para mañana, ponte el plazo para mañana.”

[lista n=4] Evita hacer muchas tareas a la vez

El multitasking o hacer varias tareas a la vez, es posiblemente uno de los errores más comunes que cometemos cuando queremos ser más productivos.

Si bien, la lógica nos diría que tiene todo el sentido del mundo hacer diferentes tareas en un mismo lapso del tiempo para ahorrar valiosos minutos, lo cierto es que lo único que hace esto es que nos terminemos distrayendo y haciendo las cosas de peor forma.

Por ejemplo: ¿Quién conduce mejor? ¿Una persona que esta enfocada completamente en manejar su auto, o aquella que esta conduciendo, hablando por teléfono y mirándose por el espejo? Sin duda la respuesta es bastante sencilla.

[lista n=5] Prepara las cosas antes de hacerlas

Un consejo que se puede encontrar en libros como “Atomic Habits” o “Deep Work”, es que es necesario que todas las tareas estén libres de obstáculos, y más las que son más complejas y difíciles de hacer. Es decir, que no requieras realizar otras tareas extras para empezarlas.

Por ejemplo, si tu objetivo es hacer ejercicio, ten siempre preparada y cerca de ti la ropa y los zapatos para correr. O si quieres aprender a tocar la guitarra, debería de estar a la vista en todo momento.

Aunque no lo parezca, estas simples acciones pueden marcar la diferencia.

[lista n=6] Haz listas de tareas

Las clásicas listas de tareas o “todo list”, son sin duda una de las herramientas de productividad más importantes que hay. Incluso, antes de que el tema de la productividad estuviera de moda, la gente solía crear un esbozo de las cosas que tenía que hacer a lo largo del día.

Si nunca has hecho una lista de tareas, básicamente debes anotar las tareas o actividades que tienes que realizar. Estas pueden ser de periodos diarios o de un tiempo indefinido.

La clave de las “todo list” es que cada vez que completas una tarea, la tachas o marcas de la lista. Es más, esta insignificante acción le causa placer a cualquiera.

[lista n=7] Borra la mitad de lo que escribiste en tu lista

Sí, es muy seguro que debas borrar más de la mitad de las tareas que has escrito, pero no te preocupes, las que has descartado las podrás hacer otro día.

¿Cuántas tareas debes tener? Según el método de Abi Abdaal de productividad, una buena lista solamente debe tener a lo mucho 3 tareas. Si bien, esta no es una regla que deba cumplirse al pie de la letra, lo recomendable es que sea lo más sintetizada posible. 

[lista n=8] Agrupa las tareas en bloques de tiempo

Cuando tienes muchas actividades relacionadas entre si, una buena idea es agruparlas en un mismo bloque de tiempo. Con esto, puedes enfocar tus recursos y energía a un mismo tipo de tarea.

Por ejemplo, si vas a salir a comprar algo al supermercado, una buena idea es realizar otras actividades pendietes como lo son pasar por la farmacia o al banco.

Recuerda, entre mejor tengas agrupadas las tareas, mayor será el impacto.

[lista n=9] Inicia por lo más importante

Ya que tienes tu lista de tareas, es probable que no las tengas en un orden aparente. Si es así, estas cometiendo un grave, pero muy habitual error.

De acuerdo con Sam Thomas, especialista en productividad, el iniciar siempre el día con las tareas de mayor importancia o más difíciles, hace que el resto sean mas sencillas de completar. Por lo tanto, es un truco psicológico que puede cambiar para bien el resto de tu día.

[lista n=10] Inicia por lo más sencillo

Si por alguna razón el punto anterior no te funcionó del todo, este seguramente sí.

A grandes rasgos, el iniciar por lo más sencillo te va a dar un “empujoncito” de motivación y actitud para enfrentar el resto de las tareas de tu día. Ya que es sencillo y no requiere gran esfuerzo, realizar esta tarea será pan comido, pero el impacto que tendrá en ti será mucho mayor.

[lista n=11] Ponle tiempo a las tareas

Al momento de planificar una tarea, es una buena idea poner el tiempo que tienes presupuestado destinar para completarla. Esto puede ser ya sea en bloques de horas y/o minutos.

Si bien, no es siempre posible tener bloques definidos de tiempo, en especial cuando son tareas de última hora o urgentes, lo ideal es tener una idea del tiempo esperado.

Por ejemplo, en vez de decir: “voy a trabajar toda la tarde en el nuevo curso que me inscribí”, deberías de decir: “De 4 a 7pm, voy a enfocarme exclusivamente en el curso. A las 7 con 1, puedo hacer cualquier otra cosa.”

[lista n=12] Aplica la regla de los dos minutos

Esta regla creada por James Clear en su libro “Atomic Habits”, nos dice:

Si una tarea puede realizarse en dos o menos minutos, hazla ahora mismo y sin titubear. En el caso contrario, si te va a tomar más de este tiempo, déjala (o prográmala) para más adelante.

La clave de esta regla es que las tareas pequeñas que pueden absorber buena parte de nuestro tiempo, las vamos a ir haciendo o descartando para no afectar nuestras actividades más importantes.

Regla simple pero efectiva.

[lista n=13] Aplica la regla de los 5 minuto

Ya que estamos hablando de regla de x cantidad de minutos, ahora sigue la fabulosa regla de los 5 minutos. ¿En qué consiste?

Esta regla nos dice que, si tenemos que realizar algo que no tenemos ganas de hacer o estamos teniendo problemas, debemos convencernos de que solo debemos hacerla durante 5 minutos.

Curiosamente, al aplicar esta regla, lo que de verdad estás haciendo es eliminar los factores que fomentan la procrastinación, como lo es la sensación inicial de que vas a realizar algo que no te apetece por mucho tiempo. Al final, cuando empiezas a hacer la actividad, esa emoción desaparece y lo más seguro es que termines invirtiendo mucho más que 5 minutos.

[lista n=14] Utiliza alguna herramienta de gestión

Aunque las listas de tareas hechas a mano son bastante efectivas, es probable que muchas personas necesiten una ayuda extra de alguno que otro artilugio tecnológico. Por fortuna, hay muchas opciones que no tienen ningún costo y son fáciles de utilizar.

Entre las herramientas más utilizadas está Trello, Microsoft To-do, Todo list, Reminders (Mac y iOS), etc. Cada una sigue su propia metodología, por lo que vale la pena echarle un vistazo a más de una para comprobar cuál se acomoda mejor a tus necesidades.

[lista n=15] Utiliza bloqueadores de páginas web

De acuerdo con una investigación realizada por RescueTime.com, la persona promedio utiliza entre 20 a 90 minutos de los periodos de trabajo de su jornada laboral, mirando notificaciones, viendo videos o consumiendo cualquier tipo de contenido de ocio. Es decir, en total es casi un día de trabajo extra a la semana.

Por lo tanto, si quieres mejorar tu productividad, un buen primer paso es bloquear aplicaciones o paginas de ocio mientras estás trabajando o realizando alguna tarea que necesite toda tu atención.

Para esto, puedes usar extensiones en el navegador como StayFocus y BlockSite.

Aunque el inicio puede ser algo complicado, con el paso del tiempo te terminas acostumbrando.

[lista n=16] Ten plantillas

Este hack es excelente para las personas que pasan horas enteras respondiendo correos electrónicos.

El tener un molde o plantilla en la que tienes que cambiar solo algún parámetro, es una forma muy útil de ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas. Por ejemplo, si debes responder docenas de emails todos los días, en vez de escribirlos uno por uno de forma personalizada, puedes utilizar una “estructura” o esquema ya definido en el que solo le cambias una o dos cosas.

Por cierto, además de tener plantillas de correo electrónico, también puedes usarlas con hojas de cálculo, estructuras de informes, reportes, etc.

[lista n=17] Toma descansos

Un consejo obvio pero que a veces se pasa por alto.

Después de largos periodos de trabajo continuo, siempre es necesario tomar un descanso para “recargar las pilas”. Incluso aunque tengas algo muy importante que terminar lo antes posible, tomarte 15 minutos de desconexión por cada dos o tres horas, te pueden dar un impulso extra.

[lista n=18] Da una caminata

No se si alguna vez hayas escuchado la frase “De vez en cuando dar una caminata es la solución para todos tus problemas…”. Sí, es algo exagerada esta afirmación, pero tiene su razón de ser.

De acuerdo con Jacque Crockford, un experto en psicología clínica:

“El dar una caminata de al menos unos 20 minutos al día, ayuda al cerebro a reiniciar algunos procesos cognitivos. Por ejemplo, cuando una persona le cuesta trabajo dar con una solución o idea, probablemente salir al parque y caminar por una media hora pueda ser su solución”

 Es más, muchas oficinas de compañías importantes como Google o Facebook, cuentan con extensas áreas verdes para que sus empleados puedan dar una caminata. ¿Esto es un capricho? Para nada, en realidad es una forma bastante costosa pero efectiva de que su personal sea más productivo.

[lista n=19] Anota lo que has hecho en el día

Al escribir lo que has hecho, como si fuera un diario, te permitirá ver qué tan productivo fuiste durante el día. Mientras tanto, en el caso de que sientas que no fuiste lo suficientemente productivo, te ayudará a ver los puntos de mejora.

Por cierto, esta acción de retroalimentación también es muy útil si estás en un proceso de mejora continua. 

[lista n=20] Aprende a decir que no

Por último y no por eso menos importante, hay que aprender a decir que “no”.

Muchas veces la verdadera causa por la que nos cuesta trabajo completar nuestras tareas o alcanzar nuestros objetivos, no es tanto el manejo del tiempo o las herramientas de apoyo que tengamos, sino que lo más seguro es que estamos teniendo una carga de trabajo mayor a la que podemos manejar.

Para arreglar esto, sencillamente tenemos que aprender a decir “no” de vez en cuando. Y no solo a los demás, sino también a nosotros mismos.

Por lo tanto, la próxima vez que hagas algo o estés definiendo tu lista de tareas, sé consiente si de verdad es importante o necesario realizar esa tarea. Si la respuesta es “no” y ves que debes de lidiar con otras prioridades, seguramente puedes hacerla en otro momento.

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